6 voordelen van het digitaliseren van je archief

6 voordelen van het digitaliseren van je archief

De afgelopen jaren hebben we heel veel processen gedigitaliseerd. Dit biedt kansen voor bedrijven aangezien zij hierdoor hun bedrijf kunnen digitaliseren, waardoor ze tijd, ruimte en kosten kunnen besparen op administratieve werkzaamheden die tot voor kort altijd offline plaatsvonden. Oftewel: het ouderwets afdrukken van belangrijke documenten om deze vervolgens te archiveren wordt overbodig. Om jouw bedrijf te helpen met het digitaliseren van je archief, vind je hieronder zes tips.

 

Digitaliseren van huurcontracten

Een van de punten waar wij vanuit BussinesCenter.nl mee aan de slag zijn gegaan, is het digitaliseren van de contracten die we opstellen met onze huurders. We stellen een huurcontract op, welke we vervolgens per e-mail naar de huurder sturen via DocuSign. Een programma waarmee je online contracten kunt ondertekenen én beheren. Hierdoor hebben wij al onze contracten met huurders inclusief handtekening op één digitale plek. Dat bespaart ons niet alleen een heleboel papierwerk, het zorgt er ook voor dat wij minder tijd kwijt zijn aan administratie. Door online te werken kunnen wij met u als huurder sneller schakelen tijdens het maken van het huurcontract.

Voordelen van digitaliseren archief

Dit klinkt natuurlijk als muziek in de oren, maar wat zijn nog meer voordelen van het digitaliseren van je archief? Als bedrijf heb je zonder dat je het misschien in de gaten hebt, te maken met veel papierwerk. Papierwerk dat je ergens moet bewaren. De kans dat je een belangrijk document kwijtraakt of vies wordt wanneer je het offline archiveert, is natuurlijk veel groter dan wanneer het online opgeslagen is en je er zelfs nog een back-up van kunt maken.

  1. Ruimtebesparing

Heb je er wel eens bij nagedacht dat al die belangrijke documenten stiekem best veel plek innemen? Het is natuurlijk afhankelijk van de grootte van je bedrijf en of je actief bent in een sector die extra veel papierwerk vereist. Door je archief te digitaliseren, heb je dit opeens niet meer nodig, omdat alle bestanden online opgeslagen zijn. 

  1. Tijdbesparing

Het is vast wel eens voorgekomen dat je op zoek was naar een specifiek document en dat je uren in de archiefkast bent gedoken opzoek naar het juiste document. Dit is verleden tijd als je het digitaal opslaat. Je kunt namelijk eenvoudig online zoeken (mits je al je bestanden de juiste naam geeft) en je vindt binnen no-time de juiste documenten.

  1. Informatie is veel toegankelijker

Met een druk op de knop ben je zo bij al je belangrijke bestanden. Hierdoor zijn je bestanden veel toegankelijker en kun je ook veel eenvoudiger grote bestanden delen mocht dat nodig zijn.

  1. Altijd bij de hand

Het is je vast wel eens een keer overkomen. Iemand vraagt je om een bepaald document wat je niet bij de hand hebt. Het ligt opgeslagen in je archief. Een ander groot voordeel van het digitaliseren van je archief, is dat je al je belangrijke documenten altijd bij de hand hebt. Je kunt ze raadplegen op je computer of je telefoon. Dus als je een specifiek document nodig hebt voor een meeting of verzoek, kun je hem online opzoeken.

     5. Het is veel duurzamer

Duurzaamheid speelt een steeds belangrijkere rol. Binnen BusinessCenter.nl is het een belangrijk onderwerp. Het digitaliseren van je archief levert hier ook een bijdrage aan. Je hoeft namelijk bijna niets meer te printen wat zorgt dat je veel minder papier nodig hebt.

  1. Het is veilig

De laatste, maar minstens zo belangrijk, is de mogelijkheid om je bestanden veilig op te slaan in bijvoorbeeld de Cloud. Ook kun je nog een digitale back-up maken, zodat je 100% zeker weet dat al het papierwerk veilig opgeslagen is.